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Unsere Erfahrungen bei der Führung eines virtuellen Unternehmens

17-May-2019 - Yves Berquin

Alles begann damit, dass mein Mitgründer und ich in der Freizeit, an Abenden und Wochenenden unsere Anwendung entwickelten. Wir waren es gewohnt, zu Hause zu arbeiten. Dabei haben wir über eine Chat-App Details erörtert und gelegentlich über Skype telefoniert, wenn Tippen nicht ausreichte.

Büro

An einem bestimmten Punkt angekommen, haben wir dann natürlich ein wirkliches Unternehmen gegründet – selbstverständlich mit dem dazugehörigen Prozedere vor einem seriösen deutschen Notar. Das war in der Tat das einzige Mal, dass wir uns im offiziellen Unternehmenssitz trafen (das Zuhause der Eltern meines Mitbegründers). Und das sind die einzigen echten Papierdokumente, die wir aufbewahren müssen!

Etwas zum Schmunzeln: Einer unserer Kunden, ein großes Pharmaunternehmen, wollte uns besuchen und physisch prüfen ... hmmmm ... das war dann schon etwas schwierig!

Unsere erste Mitarbeiterin, Ann, (auch eine ehemalige Kollegin) stellten wir unter anderem aufgrund einer Veränderung für Sie in ihrem Privatleben ein: Sie musste früher mindestens 3 Stunden täglich pendeln. Jetzt arbeitet sie von zu Hause aus. Sie sagte nun neulich, was für eine tolle Veränderung das für Sie war.

Ann war anfangs etwas besorgt über das fehlende soziale Arbeitsleben, wenn sie Tag ein Tag aus allein arbeitet. Wir entschieden dann, dass wir uns auf halber Strecke an einem Coworking Space treffen. Das erwies sich als willkommene Abwechslung der Arbeitsumgebung und wir hatten Glück, dass wir einen Platz fanden (The Mug in Enghien), bei dem es sich fast wie zu Hause anfühlt.

Auch die nächsten 3 Mitarbeiter (auch alles ehemalige Kollegen) begrüßten jeder auf seine Art die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz frei wählen zu können.

Als Coworking Space haben wir dann einen Ort gewählt, der für die 4 Belgier des Unternehmens passender war. Wir treffen uns dort einmal die Woche, was uns näher zusammenbringt und uns die Möglichkeit gibt, uns außerhalb der reinen Arbeitsthemen auszutauschen.

Wenn wir uns in unserem Coworking Space treffen, gibt es immer ein 10-minütiges Stand-up Meeting mit dem ganzen Team. Dies ist erstaunlich effizient, um den Teammitgliedern zu erzählen, was bei einem so los ist und wovon sie möglicherweise nicht wissen.

Forschung und Entwicklung

Da wir aus einer sehr kontrollierten Branche (Medizinprodukte) kamen, haben wir es auch gleich zur Gewohnheit gemacht, Jira für die Beschreibung von Aufgaben und Bugs zu verwenden. Dazu nutzen wir einen Server für die Quellcodeverwaltung, um den Quellcode und andere Dokumente zu verfolgen. Des Weiteren teilen wir einige Ideen über ein Whiteboard-Dokument in Google Docs.

Nachdem wir dann Prototypen unseres ersten Produkts MatrixALM fertig hatten, entschieden wir uns, alles drumherum auch selber zu machen. Damit entwickelten und validierten wir dann MatrixALM.

Wir entschieden uns auch, bei unserer Arbeit die für Medizinprodukte geltenden Normen einzuhalten (z. B. IEC62344). Wir implementierten dieselben Qualitätsprozesse und erstellten dieselben Dokumente.
Damit wir Designänderungen an den Quellcodeänderungen festmachen konnten, integrierten wir Jira in Matrix und Subversion. Jetzt können wir jede Änderung vollständig nachvollziehen: von einer Codezeile über das Jira-Ticket bis hin zu Produktspezifikationen in MatrixALM und von dort bis zu den Requirements, Risiken und Tests.

Buchhaltung und Finanzen

Die Buchhaltung erfolgt in Deutschland – gerade erst haben wir der Buchhaltungsstelle unsere Rechnungen und Google Tabellen mit Erklärungen der Bewegungen in unseren Konten gesendet. Wir haben uns nur einmal mit den Zuständigen dort getroffen, um den Prozess festzulegen.

Noch was zum Schmunzeln: Unsere Buchhalterin erzählte uns, dass Sie mal von ihren Kollegen gefragt wurde, warum sie manchmal am Computer spielen darf – das waren die Stunden, die Sie für uns gearbeitet hat – sie dachten, dass sie spielt, da weder Papiere noch Akten auf ihrem Schreibtisch lagen!

Kommunikation

Wenn Sie sich für ein virtuelles Büro entscheiden, ist eine gute interne Kommunikation das A und O

Für Instant Messaging, unsere Hauptmethode der internen Kommunikation, wechselten wir von Hipchat zu Slack, und von Skype zu Zoom – zwei wesentliche Verbesserungen.

Unser Kundensupport erfolgt über den Jira Service Desk, ergänzt durch unser Entwicklungs-Jira und unser Slack. Das ist noch nicht perfekt und es sind noch etliche Verbesserungen erforderlich, aber wir können damit unseren Job erledigen.

Qualität

Da wir uns in einem regulierten Umfeld befinden, verwenden wir MatrixQMS, eine Online-Qualitätsmanagementanwendung, die wir mithilfe von Ann, unserer RA/QA Managerin selber entwickelt haben. Unsere Audits für die ISO13485 und ISO27001 erfolgten direkt in der Online-Anwendung über einen Remote-Audit von der BQS Group in der Slowakei.

Wir speichern unsere gesamte Design-Dokumentation, die Risiken und Tests in unserer Anwendung MatrixALM. Diese ist für unseren Unterauftragnehmer für Remote-Tests, QA TestLab, in der Ukraine freigegeben.

Status

Das ist, wo wir uns heute befinden: 6 Kollegen und Kolleginnen in 3 verschiedenen Ländern, die glücklich gemeinsam an denselben Projekten arbeiten und unsere Kunden von dort unterstützen, wo sie sich gerade aufhalten. Kein Pendeln, kein Anmieten von Büroräumen und ein Geschäftsauto ist auch nicht erforderlich. Viel freie Zeit, die wir mit unseren Familien verbringen können.

Was mich betrifft, ist es manchmal schwierig, das „Büro“ zu verlassen. Es ist jetzt zwar wesentlich besser, als beim Aufbau unseres Start-ups, denn wir arbeiten jetzt nur noch um die 50 statt 80 Stunden pro Woche. Und da meine Frau ebenfalls von zu Hause aus arbeitet, ist es auch niemals einsam. 

Die Remote-Arbeit funktioniert bei uns wirklich gut. Wir nutzen sehr effiziente digitale Tools, ohne die dies nicht möglich wäre. Ich glaube, dass alles so reibungslos funktioniert, weil wir uns gegenseitig vollkommen vertrauen.

 

Wann wechseln Sie zu einem virtuellen Unternehmen? ;) 

 

Wir würden uns freuen, wenn Sie uns an Ihren Erfahrungen mit Remote-Unternehmen teilhaben lassen.

Lesen Sie doch auch einmal diesen Blog von Atlassian zum Thema – in wesentlich größerem Umfang und mit einem bedeutend kleineren Zeitrahmen.